Privacyverklaring online beeldbank

Doel van de verwerking

We gebruiken de beeldbank om:

• foto’s en video’s veilig op te slaan
• bestanden overzichtelijk te ordenen
• beeldmateriaal te delen met collega’s en vormgevers
• ons werk als gemeente goed uit te kunnen voeren

Welke gegevens verwerken wij?

In de beeldbank kunnen de volgende gegevens staan:

• Foto’s en video’s waarop mensen herkenbaar zijn.
• Informatie over het beeld, zoals de naam van de fotograaf of een omschrijving.
• Gegevens van gebruikers van de beeldbank, zoals naam, e-mailadres en rollen en rechten.
• We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over geloof of gezondheid.

Categorieën betrokkenen

De gegevens kunnen gaan over:

• inwoners die herkenbaar op foto’s staan
• medewerkers van de gemeente
• externe fotografen
• andere personen die in beeld komen bij activiteiten van de gemeente.

Grondslag voor de verwerking

We mogen persoonsgegevens alleen verwerken als daar een wettelijke reden voor is. Bij de beeldbank gebruiken wij:

• Toestemming: voor de meeste foto’s van inwoners en medewerkers vragen wij toestemming.
• Uitvoering van een overeenkomst: voor personen met een publieke taak (zoals de burgemeester of wethouders), mogen foto’s worden gebruikt als onderdeel van hun functie.

Delen van gegevens

We delen beeldmateriaal alleen wanneer dat nodig is. Dit kan zijn met:

• medewerkers van de gemeente;
• externe fotografen die voor ons werken;
• anderen met wie we een foto of album delen.

Ontvangers kunnen foto’s downloaden. Zij moeten hier zorgvuldig mee omgaan.

Bewaartermijnen

De gemeente moet zich houden aan de Archiefwet. Dit betekent dat foto’s soms lang bewaard moeten blijven en in andere gevallen verwijderd moeten worden. In FileFlow kan een gebruiker zelf bestanden verwijderen. Er is nog geen automatische verwijderfunctie. De gemeente verwijdert bestanden nu handmatig.

Rechten van betrokkenen

U heeft volgens de AVG verschillende rechten:

• Recht op informatie: u mag weten welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op inzage: u mag vragen welke foto’s van u in de beeldbank staan. Let op: soms is het lastig om alle foto's van een persoon terug te vinden wanneer er geen naam bij staat.
• Recht op correctie: klopt iets niet? Dan passen wij dit aan.
• Recht op verwijdering: u kunt vragen om verwijdering van foto’s, als dat mogelijk is.
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op bezwaar
• Recht om toestemming in te trekken: dit kan altijd.
• Recht op dataportabiliteit

Tot slot

• FileFlow gebruikt servers binnen de Europese Unie. Er gaan geen gegevens naar landen buiten de EU.
• We nemen geen automatische besluiten op basis van gegevens in de beeldbank. We doen ook niet aan profilering.

Heeft u vragen of wilt u gebruikmaken van uw rechten?

Neem dan contact op met de Functionaris voor de Gegevensbescherming: [email protected]. Heeft u een klacht? Dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.